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¿Cómo enviar una nota de prensa para que salga publicada?

¿Cuándo enviar tu nota de prensa? ¿Qué decir? ¿A qué periodistas?

Si has leído esta entrada de nuestro blog estoy segura de que ya sabes cómo redactarla. Vale, pues hoy iremos un poco más allá. ¿Cuál es el siguiente paso? Si lo que quieres es aumentar tu visibilidad o dar a conocer tu proyecto… ¡es hora de que pongas manos a la obra! 

No siempre es fácil que lleguen a los medios y, mucho menos, que la publiquen. Quizás te preguntes… ¿cómo sabemos a qué medios de comunicación enviarlas? ¿Qué elementos no pueden faltar en nuestro correo? Tranqui, que no cunda el pánico. La nota de prensa es uno de los elementos fundamentales en cualquier estrategia de comunicación. Es por eso que compartimos a continuación algunos consejos que creemos que te servirán. Nada de fórmulas mágicas. Con un poco de atención y evitando ciertos errores…

¡Toma nota!

 

1. Ten listo tu comunicado

Si has llegado a este artículo es posible que ya tengas en claro este paso, pero nunca está de más recordarlo. Debe distinguirse de las demás pero sin exceso de palabrería o frases armadas. Debes conseguir que al leerla al periodista le quede claro el qué, quién, dónde, cuándo, por qué y cómo.

Si quieres recordar su estructura puedes volver a consultar nuestro artículo. Siempre ten esto en mente antes de enrollarte la mente con los pasos siguientes.

2. Redacta un email impecable

¡La nota ya está escrita! ¿Qué sigue? Vamos a pensar en cómo formularemos el email que enviaremos a los medios de comunicación. Algunas cosas a tener en cuenta:

– Asunto del email

Piensa en la cantidad de correos electrónicos que llegan a diario a gabinetes de comunicación y periodistas puntuales. Debes facilitarles la tarea: el asunto del email puede ser la puerta de entrada o el pase directo a la papelera. Es muy importante que el asunto sea claro y conciso.

No es necesario que el asunto del email coincida exactamente con el titular de la nota pero no es aconsejable hacer uso de ideas rebuscadas. Con solo mirar el asunto el periodista debe saber de qué va tu escrito.

– Cuerpo del email

De acuerdo a la temática te inclinarás por tal y cual medio de comunicación, dependiendo la especialización. Debes explicar -en una breve presentación- por qué y para qué te estás contactando.

Algunas personas prefieren adjuntar la nota de prensa al email, pero también puede resultar interesante copiarla en el interior del correo. De esta manera, resulta aún más fácil para el periodista copiar y pegar la información -y verla a primera instancia, sin tener que abrir un archivo y/o descargarlo.

¡Stop! Hay algo muy importante que está prohibido olvidar. Siempre debes facilitar el contacto de la persona que se encargará de estar atenta a los medios de comunicación. Los y las periodistas pueden tener dudas y/o comentarios, quizás quieran ampliar determinada información y – en el mejor de los casos- concertar entrevistas si les interesa la temática. Es un must que una persona específica cumpla este rol de recepción.


3. La nota de prensa en formato .doc

Este puede resultar uno de los errores más frecuentes. Si la envías en formato PDF corres el riesgo de complicarles la labor a periodistas. Sólo adjunta un PDF en caso de que también envíes una copia en word. Las y los periodistas necesitan poder trabajar los textos. Ten esto en cuenta sobre todo si no sueles utilizar Word en tus escritos.

El entorno periodístico es una vorágine constante en la cual ante el más mínimo atasco la información puede quedar en el camino. Es por eso que si queremos que sea difundida debemos facilitarles al máximo posible la tarea.

4. Bonus track: adjuntar otros materiales gráficos

Para aumentar aún más las probabilidades, puedes adjuntar el material informativo que tengas disponible y que sea de calidad. Nos referimos a imágenes, fotografías o incluso videos. También es vital enviar un dossier con la información sobre tu empresa, organización o institución.

5. ¿Cuándo la envío?

Además de tener en cuenta los pasos anteriores, el cuándo apretar click en nuestro correo puede ser un factor decisivo para su publicación. Consideramos interesante tener en cuenta los siguientes eventos:

– Después de una rueda de prensa

Si la envías antes de una rueda de prensa puede suceder que los y las periodistas no asistan al evento, teniendo ya acceso a parte de la información de antemano.

Lo aconsejable es hacerlo en el momento posterior a la rueda. Un plus sería adjuntar imágenes y videos sobre el evento -siempre y cuando sean idóneos y de calidad, sino puede contrarestar.

– Cuando realmente tengamos algo novedoso

Si enviamos por enviar notas de prensa lo más probable es que nunca sean leídas por periodistas. ¿Por qué? Porque lo que esperan son comunicados de noticias reales, que sean de su interés. Alerta con esto.

Los mejores días de la semana son de lunes a viernes, evitando los lunes. Los y las periodistas posiblemente tengan la casilla de entrada saturadas de mensajes del fin de semana.

– En fechas específicas

Navidad, San Valentín, Día de la Madre. Tenemos fijados días puntuales de conmemoraciones y festejos a lo largo del año. Si prestamos atención a estas fechas determinadas podremos potenciar nuestro comunicado. ¿A qué nos referimos? Pues que si tienes una floristería posiblemente quieras aprovechar el día de los enamorados y enamoradas para potenciar tu visibilidad en los medios de comunicación.

Ahora ya sabes cómo enviar una nota de prensa para que salga publicada. ¡Sigue nuestros consejos y cuéntanos tu experiencia!

Julieta Morales

Communications Assistant at YouCheck

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