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Cómo redactar una nota de prensa para un evento + trucos y consejos

Como pudimos ver en un artículo anterior, una de las formas más utilizadas para comunicar algo a los medios es a través del envío de notas de prensa. Si la empresa a la que representas ha hecho o tiene pensado hacer algo noticiable hay que contarlo. Un evento es una acción comunicable, así que en este artículo hablaremos de cómo hacer una nota de prensa para un evento

Anteriormente vimos que no existe un solo tipo de nota de prensa. Según la ocasión y el mensaje que queramos comunicar, debemos adaptarnos y escoger la forma adecuada. 

Toma nota porque a continuación veremos cómo deberás preparar la nota de prensa de un evento.

Antes de todo, debemos tener claro que una nota de prensa para un evento tiene que contener toda la información del acto pero, lo más importante, es que consiga incentivar la participación. 

Cuando hablamos de “evento” podemos encontrar muchos tipos, desde una inauguración, la presentación de un producto, una gala, una presentación de datos… Pero al fin y al cabo el objetivo que tenemos es el mismo: queremos que los periodistas acudan y hablen de ello en su medio.

Para avisar a los medios de un evento tenemos que llevar a cabo dos pasos previamente: debemos enviar una convocatoria de prensa, y después, la nota de prensa. 

Convocatoria de prensa

¿Qué es una convocatoria de prensa?

Se trata de un documento que se envía a los medios con antelación para que puedan tener en cuenta la fecha y el lugar del evento y puedan añadirlo así a su planificación editorial. Lo ideal es enviarlo por primera vez dos semanas antes de la fecha del evento. 

¿Qué debe contener este documento?

El comunicado de prensa debe de ser claro, conciso y breve. No debemos añadirle mucho texto ni demasiadas explicaciones. Una buena convocatoria de prensa debe de disponer de estos elementos:

  • Logotipo / nombre de la empresa o entidad que lo envía
  • 6W: Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo y Por qué

El objetivo que tenemos que lograr es que cuando un periodista lea esta convocatoria le quede claro qué empresa le convoca, cuál es el objetivo del evento y dónde va a tener lugar. 

¿Cómo debo enviar la convocatoria?

Lo más adecuado es enviarlo dos semanas antes de que tenga lugar el evento. En el caso de que sea un evento que le robe bastante tiempo a los periodistas y sea importante, es conveniente que envíes una primera convocatoria un mes antes y cuando queden dos semanas, vuelvas a hacer un recordatorio

Lo ideal es enviarla por vía email a los periodistas a los que les pueda interesar. Es recomendable también que utilices una herramienta que permita hacer un tracking del email. 

Normalmente hay dos formas posibles de enviar la convocatoria. Una directamente es escribir la información dentro del mismo email. Otra, la más utilizada ya que es más visual, enviar la convocatoria en un documento aparte.    

Recuerda siempre invitar a que los periodistas confirmen su asistencia al evento, así de esta forma puedes tener una previsión aproximada de aquellos que asistirán. 

Días después de haber enviado la convocatoria de prensa hay que enviar un documento más detallado y con la información ampliada, es decir, la nota de prensa.

La nota de prensa de un evento

¿Cómo redactarla?

Como en cualquier nota de prensa, lo que tenemos que tener bien claro es qué mensaje quieres transmitirle a un periodista. Con qué quieres que se quede la prensa y cuál es el hecho noticiable de tu comunicado.

Una vez tengas esto claro podrás empezar a jerarquizar la información en tu documento. Eso sí, tienes que tener muy en cuenta que a lo largo del documento tienes que dar respuesta a las 6W (Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo y Por qué). 

¿Qué tipo de eventos podemos encontrar?

Otro elemento a tener en cuenta es los diferentes tipos de eventos que nos podemos encontrar. A grosso modo, podemos diferenciarlos en dos. Por un lado, aquellos en los que se presentarán datos. Por otro lado, los eventos con contenido, es decir, que lo importante no es lo que se va a decir en ese evento sino el acto en si. 

Cuando realicemos un evento de presentación de datos es importante facilitar a los periodistas los datos de los que vamos a hablar de forma escrita. 

Normalmente se suelen adjuntar los documentos pertinentes en la misma nota de prensa, de esta forma, el periodista puede echarle un vistazo previamente e ir preparado con una idea. También ayuda a la imagen de la marca porque de esta forma, el periodista tiene los datos facilitados directamente por la propia empresa que lo convoca. 

Finalmente, algo recomendable es que un día después de haber realizado el evento se envíe otro email a los periodistas con el resumen de los datos. Así contamos con alguna posibilidad más de que aquellos periodistas que no pudieron asistir, hablen de nosotros.

Cuando vayamos a realizar un evento de contenido por sí solo, es decir, que no presentaremos ningún dato, es importante que en el documento de convocatoria les demos motivos a los periodistas para que asistan. 

Debemos explicar bien el evento, dar motivos para que asistan y despertar cierta curiosidad en ellos. Algo recomendable es aportarles un valor extra. La nota de prensa ante todo debe resolver el “por qué” de la convocatoria. 

En este tipo de eventos también es adecuado, una vez finalizado el evento, enviar un email a los periodistas presentando la información sobre el evento. Fotografías, declaraciones y un breve resumen de lo que ha sido. De esta forma, aportarás más material a los periodistas que han podido cubrirlo y das información a los que no pudieron asistir.

Trucos y estrategias

Intriga: Aunque debamos facilitarle toda la información a los periodistas para que acudan, también podemos jugar con el factor sorpresa. Es un buen recurso dejar una cierta intriga en algún aspecto del evento para conseguir una mayor atención. 

Exclusividad: Una forma de atraer a los periodistas es creando un ambiente exclusivo en el que se reúnan diversas personalidades de un campo concreto. 

Originalidad: Los periodistas reciben una gran cantidad de notas de prensa diariamente. Es muy importante conseguir llamar su atención, algo que conseguiremos si realizamos un evento original. También tenemos que tener en cuenta la forma en cómo lo comunicamos, ¡originalidad siempre!

Localización: Dónde llevamos a cabo el evento es también un factor a tener en cuenta. Una manera de llamar la atención de los medios es resaltando un lugar inusual o peculiar. Asegúrate de enfatizar la localización cuando envíes la nota de prensa. 

Ser el primero en hacer algo: Si vas a llevar a cabo algo realmente innovador, si al evento acudirá una personalidad muy importante… ¡comunícalo! Tienes que enfatizarlo para conseguir llamar la atención de los periodistas.

Consejos finales

Después de este artículo esperamos que te haya quedado claro cómo redactar una nota de prensa para un evento y cuáles son los pasos que debes seguir. Aquí te dejamos los consejos finales para terminar de aclarar tus dudas:

  • Distingue la noticia que quieres dar. De esta forma podrás escoger mejor el tipo de nota de prensa que tienes que enviar. 
  • Envía una convocatoria de prensa antes de la nota de prensa del evento. 
  • En la convocatoria de prensa tienes que conseguir dar respuesta a las 6w: Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo y Por qué)
  • Se directo, claro y preciso. No des más información de la necesaria, para ampliar la información ya está la nota de prensa.
  • Selecciona solo a los periodistas a los que vaya a interesarles el evento. No hagas un envío a lo loco, tienes que tomarte tu tiempo para segmentar el envío.
  • Utiliza una herramienta de tracking para tener un control del envío del mensaje.
  • Intenta siempre hacer que los invitados tengan que confirmar su asistencia. De esta forma podrás planear mejor el evento y tener un mejor control de los invitados.
  • En la nota de prensa debes darle motivos para que asistan al evento. 
  • Una vez finalice el evento, envía una nota de prensa con detalles del acto. Puedes incluir tanto fotos, elementos gráficos o un resumen. 

 

Ahora ya sabes cómo debes comunicar un evento, ¡es hora de que lo pongas a prueba!

Paula Mori

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